Projektmanagement

Projektmanagement Projektmanagement, Werkzeuge, Prozesse, Pläne und Projektplanung Tipps Hier sind Regeln, Prozesse und Werkzeuge für die Projektplanung und Projektmanagement. Großen oder komplexen Projekten in großen Organisationen erfordern oft eine Art von Führungs "Sponsoring" oder Führung. Dies wird allgemein "Projektförderung" (siehe gesonderten Abschnitt zur Projektförderung) bezeichnet. Während Projektmanagement-Fähigkeiten sind für Projektmanager offensichtlich wichtig, interessanterweise die Methoden und Tools, die Manager Verwendung projizieren kann hilfreich sein für alle. A 'Aufgabe' muss nicht unbedingt ein "Projekt", um aufgerufen werden für die Projektmanagement-Methoden als sehr nützlich in ihrer Planung und Umsetzung. Selbst die kleinste Aufgabe kann durch die Verwendung von einem gut gewählten Projektmanagement-Technik oder Werkzeug besonders in der Planungsphase profitieren. Alle Aufgaben, die etwas Vorbereitung erfordert, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erreichen, wird wahrscheinlich besser mit ein paar Projektmanagement-Methoden irgendwo in dem Verfahren durchgeführt werden. Projektmanagement-Methoden können bei der Planung und Verwaltung aller Arten von Aufgaben, insbesondere komplexe Aktivitäten zu helfen. Projektmanagement ist vor allem bei der Planung und Gestaltung des Wandels in einer Organisation, sondern ein Projekt kann auch etwas nicht mit Geschäft sein - auch eine innenpolitische Situation, wie zum Beispiel einem Umzug oder der Planung einer Hochzeit. Projektmanagement-Methoden und Werkzeuge kann daher sinnvoll sein, weit mehr verbreitet, als man anzunehmen. Projektmanagement-Techniken und Projektierungstools sind nützlich für alle Aufgaben, bei denen unterschiedliche Ergebnisse möglich sind - in denen Risiken der Probleme und Misserfolge gibt - und dies erfordert die Planung und Bewertung der Optionen und die Organisation von Aktivitäten und Ressourcen, um ein erfolgreiches Ergebnis zu liefern. Projekte können in verschiedenen Formen und Größen, vom kleinen und einfach zu sehr großen und sehr komplex sein. In Organisationen und Unternehmen können Projektmanagement Beteiligten mit irgendetwas sein, vor allem die Einführung oder Dinge zu verändern, in jedem Bereich oder eine Funktion, zum Beispiel: Menschen, Personalausstattung und Verwaltung Produkte und Dienstleistungen Materialien, Fertigung und Produktion IT und Kommunikation Pflanze, Fahrzeuge, Ausrüstung Lagerung, Vertrieb, Logistik Gebäude und Räume Finanzen, Verwaltung, Kauf und Verkauf Einkauf Vertrieb, Verkauf, Marketing - Personalentwicklung und Ausbildung Kundenservice und Beziehungen Qualität, Gesundheit und Sicherheit, juristischen und beruflichen Technik, Wissenschaft, Forschung und Entwicklung neue Geschäftsentwicklung und alles, was die Planung und Verwaltung von Organisationen muss. Erfolgreiches Projektmanagement, für Projekte groß oder klein ist, neigt dazu, den Prozess unten beschrieben folgen. Die gleichen Grundsätze, selektiv und in geeigneter Weise verwendet wird, auch für kleinere Aufgaben anzuwenden. Projektmanagement-Techniken sind nicht nur für Projektmanager - sie verfügbar für jedermann zu benutzen sind. Projektmanagement-Prozess 1 - stimme genaue Spezifikation (Terms of Reference) für das Projekt Oft als das Projekt "Leistungsbeschreibung", sollte die Projektspezifikation eine genaue Beschreibung dessen, was die Projektziele zu erreichen sein, und die Kriterien und Flexibilitäten beteiligt, deren Parameter, Umfang, Bereich, Ausgänge, Quellen, Teilnehmer, Budgets und Zeitskalen ( Vorsicht - siehe Hinweis unten zu Planungszeitskalen). Typischerweise und vor der formellen Gründung des Projektes das Projekt "Terms of Reference" erzeugt oder zumindest auf einer grundlegenden Ebene durch eine "Projektträger" oder "verantwortlicher" (des Projekts) eingezogen. Oft sind solche eine erste Top-Level allgemeine Projektbeschreibung (a 'Business Case' im Grunde) wird vor dem Beginn der detaillierten Projektplanung erforderlich für das Projekt begründet werden, genehmigt und finanziert auf Unternehmensebene. Der Projektmanager, in der Regel durch die "Projektträger" oder die "verantwortlicher" bestellt, so kann in unterschiedlichem Maße an der Ausarbeitung des ursprünglichen Unternehmens Projektbeschreibung oder Geschäftsfall einbezogen werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Projektmanager zur ersten inoffiziell an die Projektmanagement-Rolle ernannt werden, bis Nehmens Genehmigung des Projekts selbst und die formelle Ernennung des Projektmanagers. Der Projektträger ist in der Regel eine weitere leitende Manager oder Führungskraft als Projektmanager, wenn auch nicht unbedingt der "Chef" oder Senior up-line-Manager, auf die die Projektmanager normalerweise berichtet. Alle wesentlichen Projekte erfordern in der Regel eine formale und Senior "Projektträger" oder "verantwortlicher", wenn auch kleinere Projekte Teil der herkömmlichen Aufgaben eines Managers bildet, und spezifische Brett oder Unternehmenszulassung nicht erforderlich ist, kann nicht unter eine "Projektträger" als solche zu verlangen , in welchem ​​Fall Executive Verantwortlichkeit für das Projekt und den Projektmanager gehört dem normalen up-line Reporting Manager / Chef. Normalerweise sind die Projektmanager muss mit anderen (vor allem die Projektträger) zu konsultieren und dann stimmen die detaillierten Projektspezifikation mit Vorgesetzten und / oder zuständigen Behörden. Die Spezifikation kann mehrere Entwürfe einzubeziehen, bevor es vereinbart ist. Ein Projekt-Spezifikation ist wichtig, dass es einen messbaren Verantwortlichkeit für alle, die zu jeder Zeit zu beurteilen, wie sich das Projekt vor sich geht, oder der Erfolg bei Abschluss erstellt. Projektaufgabenstellung bieten auch eine wesentliche Disziplin und Rahmen, um das Projekt auf Kurs zu halten, und besorgt über die ursprünglich vereinbarten Ziele und Parameter. Ein richtig formuliert und vereinbart Projektspezifikation schützt auch die Projektleitung statt, um für Probleme, die außerhalb des ursprünglichen Umfang des Projekts oder jenseits des Projektmanagers Kontrolle Rechnung zu tragen. Dies ist die Phase, die besonderen Bedingungen oder Ausnahmen mit denen in Behörde zustimmen. Sobald Sie die Leistungsbeschreibung veröffentlicht sie eine sehr feste Reihe von Erwartungen, mit denen Sie beurteilt werden erstellt haben. Also, wenn Sie irgendwelche Bedenken haben, oder wollen neu zu verhandeln, dann ist jetzt die Zeit, es zu tun. Die größten Projekte können mehrere Wochen erfordern, zu produzieren und zu vereinbaren Projekt Mandat. Die meisten normalen Business-Projekten erfordern jedoch ein paar Tage zu denken und Beratung, um einen geeigneten Projektspezifikation zu erzeugen. Gründung und die Vereinbarung eines Projektspezifikation ist ein wichtiger Prozess, auch wenn Ihre Aufgabe ist einfach. Eine Vorlage für ein Projekt-Spezifikation: Beschreiben Sie Zweck, Ziele und Leistungen. Zustandsparameter (Zeitpläne, Budgets, Bereich, Umfang, Territorium, Autorität). Staat beteiligten Menschen und die Art, wie das Team funktioniert (Häufigkeit der Sitzungen Entscheidungsprozess). Stellen Sie "Break-Punkte", an dem zu überprüfen und zu überprüfen, Fortschritte und wie Fortschritt und die Ergebnisse gemessen werden. Separat die Abkürzung BOSCARDET bietet einen nützlichen Beispielstruktur für Terms of Reference Schriften / Sektionen: Hintergrund, Ziele, Umfang, Einschränkungen, Annahmen, Berichterstattung, Abhängigkeiten, Schätzungen, Zeitskalen. Diese Struktur enthält keine gesonderte Rubrik für die Kosten / Budgets - diese Überlegungen kann innerhalb 'Constraints' oder 'schätzt' enthalten sein. Da Projekte (und andere Aktivitäten erfordern Terms of Reference) sind sehr unterschiedlich gibt es keine Standard-Universal-Struktur für ein Mandat Dokument. Die Verantwortung liegt bei dem Projekt Manager oder Leiter, um sicherzustellen, dass alle einschlägigen und erforderlichen Ausgaben enthalten sind, und das lokale Interpretation neigt dazu, TOR Schriften und Dokumentstruktur bedeuten. Brainstorming kann ein hilfreicher Prozess, bei dem alle relevanten Geschäftsordnung Kriterien identifiziert und strukturiert werden können. Organisationen können Standard-TOR-Strukturen, wie beispielsweise die BOSCARDET Beispiel, das es sinnvoll, verwenden gegebenenfalls ist zu haben, eingedenk der Risiken der Auslassung oder over-Komplikation, die bei folgenden Standardpraxis entstehen können. Siehe auch Aufgabenstellung in der Geschäfts Wörterbuch Schnitt. 2 - die Planung der Projekt Planen Sie die verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Projekts. Wo es möglich ist (und sicherlich soweit erforderlich) beinhalten Ihr Team in der Planung. Ein Tipp ist es, aus dem Ende Ziel nach hinten zu arbeiten, zu identifizieren, was alles an Ort und Stelle gebracht werden und getan ist, in umgekehrter Reihenfolge müssen. Zusätzlich von den kahlen Anfänge des Projekts, verwenden Brainstorming (Feststellung, Ideen und Punkten nach dem Zufallsprinzip - in der Regel mit einem Projektteam), um zu helfen zu sammeln Punkte und Fragen, um Innovationen und Ideen zu erkunden. Fischgräte Diagramme sind auch nützlich für Geistesstörung und Identifizieren ursächlichen Faktoren, die sonst vergessen würden. Für komplexe Projekte oder wenn Sie keine Erfahrung der Themen, beinhalten andere in der Ideenfindung. Danach ist es eine Frage der Umsetzung der Probleme in der richtigen Reihenfolge und den Aufbau von Beziehungen und Verbindungen zwischen jeder Ausgabe. Komplexe Projekte werden eine Reihe von Aktivitäten gleichzeitig aktiv sind. Einige Teile des Projekts müssen andere Teile des Projekts abgeschlossen werden, bevor sie beginnen oder Fortschritte. Solche 'voneinander abhängig "Teile eines Projekts benötigen eine besonders sorgfältige Prüfung und Planung. Einige Projekte werden eine Machbarkeitsphase vor der Fertigstellung eines detaillierten Plans verlangen. Gantt-Diagramme und Critical Path Analysis Laufpläne gibt zwei häufig verwendete Werkzeuge für detaillierte Projektmanagement Planung und ermöglicht Planung, Kalkulation und Budgetierung und andere Finanzwerte, und das Projektmanagement und Reporting. Siehe auch Projektförderung zu verstehen, wie Projektförderung kann mit Aufgaben des Projektmanagers für die Planung integriert werden. Projektlaufzeiten und Kosten Die meisten Projekte kommen im Spät - das ist nur, wie es ist - so nicht eine Zeitskala, die zu ehrgeizig ist vorhaben. Im Idealfall planen für einige Rutschen. Wenn Sie eine feste Frist erhalten haben, planen, es früher zu treffen, und die Arbeit wieder aus diesem früheren Zeitpunkt. Baue ein paar Rutschen oder Spielräume in jeder Phase des Projekts. Irren auf der Seite der Vorsicht, wo Sie können. Projekte, die zurückrutschen und werden spät geliefert, oder die über dem Budget laufen oder scheitern an andere Finanz Anforderungen verursachen oft erhebliche Probleme. Viele Planer werden unter Druck gesetzt, um Projekte schneller und kostengünstiger als realistisch zu liefern. Ehrgeiz und will hoch hinaus sind gute Haltung, aber die Planung ohne angemessene Umsicht und Verantwortung ist bescheuert. Investoren und Führungskräfte sind in der Regel nur selten, um eine Über ehrgeizigen Plan in Frage zu stellen, aber sie werden schnell zu machen sehr rücksichtslosen Entscheidungen, wenn eine zu ehrgeizige Projekt beginnt zu scheitern. Fitnesstraining ein wenig Realismus zu Beginn eines Projekts in Bezug auf Finanzwerte und Zeitpläne können eine enorme Menge Ärger später. das Projektteam Ein weiterer wichtiger Teil der Planung ist Kommissionierung Ihr Team. Achten Sie besonders darauf, vor allem, wenn Sie Team-Mitglieder auf die Sie durch das Projekt kurze verhängt haben. Auswählen und gewinnt das Engagement der besten Teammitglieder - ob direkt beschäftigt, freiberuflich tätig, Auftragnehmer, Lieferanten, Beratern oder anderen Partnern - ist entscheidend für die Qualität des Projekts und der Leichtigkeit, mit der Sie in der Lage, es zu verwalten sind. Im Allgemeinen versuchen, Ihr Team so schnell wie möglich zu etablieren. Identifizierung oder zur Ernennung von ein oder zwei Personen auch während der Leistungsbeschreibung der Bühne manchmal möglich. Ernennung des Teams frühen maximiert ihr Eigentum und Buy-in für das Projekt, und maximiert, was sie beitragen können. Aber seien Sie sehr vorsichtig mit der Ernennung von Personen, bevor Sie sicher, wie gut sie sind, und nicht, bis sie sich zu dem Projekt zu Bedingungen, die klar verstanden werden und akzeptabel begangen haben sind. Glauben Sie nicht, dass die Teams müssen voll bezahlt und offizielle Mitglieder des Projektteams zu sein. Einige der wertvollsten Teammitglieder sind informelle Berater, Mentoren, Helfer, die nichts anderes als mit dabei zu sein, einige Worte des Dankes möchten. Projektmanagement mit einem knappen Budget kann ein einsames Geschäft sein - holen Sie sich Hilfe von guten Menschen, denen Sie vertrauen können, unabhängig vom Budget. Zu planen und zu großen komplexen Projekten mit verschiedenen parallelen und abhängigen Aktivitäten zu verwalten, müssen Sie ein "Critical Path Analysis 'und eine Tabellenkalkulation auf MS Excel oder gleichwertig zusammen. Critical Path Analysis zeigt Ihnen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben durchgeführt werden müssen, und die relative Bedeutung der Aufgaben. Einige Aufgaben können klein und unbedeutend erscheinen, wenn sie könnte in der Tat bei, dass viel größere Aktivitäten, um fortzufahren, oder liefern die besten Resultate äußerst einflussreich zu sein. Ein Gantt-Diagramm ist eine nützliche Art zu zeigen, Blöcke von Aktivitäten im Laufe der Zeit und bei einem gegebenen Kosten und für die Verwaltung des Projekts und dessen Kosten auf dem Weg. Verschiedene Projektmanagement-Software zur Verfügung, von denen viele ist nützlich, aber bevor Sie versuchen es sollten Sie verstehen, und konzentrieren sich auf die Entwicklung der reinen Projektmanagementfähigkeiten, die in diesem Verfahren beschrieben werden. Die beste Software der Welt wird dir nicht helfen, wenn Sie nicht die grundlegenden Dinge zu tun. Siehe auch Projektförderung für detaillierte Erklärung, wie der Projektträger Rolle kann mit dem Projektteam einbezogen werden. Projektmanagement-Tools Hier sind Beispiele und Erläuterungen der vier häufigsten verwendeten Werkzeuge in der Projektplanung und Projektmanagement, und zwar: Brainstorming, Fishbone-Diagramme, Critical Path Analysis Laufpläne, und Gantt-Diagramme. Zusätzlich und getrennt zu sehen Geschäftsprozessmodellierung und Qualitätsmanagement. die im Zusammenhang Werkzeuge und Methoden von den wichtigsten Projektmanagement-Modelle unten enthalten beiseite. Die Werkzeuge, hier haben jeweils ihre Stärken und besondere Zwecke, als eine grundlegende Anleitung in der folgenden Matrix zusammengefasst.